POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Política de Tratamiento objeto de emisión por parte de la sociedad D4 LEGAL S.A.S., está regida bajo las directrices y lineamientos establecidos en el  Régimen de Protección de Datos Personales, asegurando un debido control y manejo de la información personal a nuestro cargo y en armonía con los principios y normatividad que regula la materia; en específico, conforme lo previsto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2.012, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2.015, la sentencia C-748 de 2.011 y la Circular 002 de 2.015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

​

 

1.1. IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DE TRATAMIENTO

 

Para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, D4 LEGAL S.A.S., en calidad de Responsable y/o Encargado de tratamiento de Datos Personales, procede a extractar los datos de identificación y canales de información para recepción de consultas y reclamos:

​

​

​

​

 

​

 

 

​

​

​

​

​

​

​

 

 

 

1.2. OBJETIVO DE LA POLÍTICA

 

La presente Política tiene como finalidad publicitar los lineamientos y las directrices que enmarca el tratamiento de datos personales implementado por la encargada y/o responsable, garantizando el debido control de las bases de datos, archivos físicos y digitales bajo resguardo de D4 LEGAL S.A.S.

 

En consideración a lo anterior, la Política de Tratamiento de Datos Personales extracta los mecanismos establecidos para ejercer el derecho al Habeas Data por parte de los titulares de la información, así como las medidas de seguridad implementadas en procura de su protección.

​

 

1.3. TITULARES BENEFICIARIOS DE LA POLÍTICA

 

La Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a los siguientes titulares:

 

Usuarios finales: Definido como aquellos grupos de interés (proveedores y clientes) que tienen relación comercial con D4 LEGAL S.A.S. en el ejercicio de su objeto social o cualquier actividad lícita asociada.

 

Personas vinculadas mediante contrato de trabajo con la sociedad D4 LEGAL S.A.S. y, en general, cualquier titular de información, ya sea actuando a nombre propio o en calidad de representante legal, que con ocasión a las actividades que se encuentre vinculado con D4 LEGAL S.A.S., se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

​

​

 

CAPITULO II                                                                                                                              

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EJERCIDO POR D4 LEGAL S.A.S.

​

 

2.1. BASES DE DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

 

Las bases de datos que son objeto de recolección y tratamiento por parte de la sociedad D4 LEGAL S.A.S. se clasifican y definen como sigue:

​

RECURSOS HUMANOS

​

​Relacionadas con la gestión de nómina interna y externa de la compañía y que es responsabilidad de la Dirección Administrativa en función de la administración de personal, comprendida por trabajadores vinculados y proveedores de servicios. La recolección de información reúne tanto los datos personales de trabajadores vinculados como de candidatos que suministran sus respectivas hojas de vida para consideración.

​

USUARIOS FINALES

​

​Compilación de información de carácter pública, privada, semiprivada y sensible que es aportada de forma directa o indirecta por parte de los grupos de interés que tienen relación comercial con D4 LEGAL S.A.S. y en condición de proveedores y clientes; esto, en el ejercicio de su objeto social.

​

​

​

​​​​​​​​2.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los datos personales objeto de tratamiento por parte de D4 LEGAL S.A.S., en su calidad de responsable y/o encargado, están sometidos a un proceso de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, en los términos que se advierten a continuación:

 

​

2.2.1 RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

D4 LEGAL S.A.S. recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social y las obligaciones que tiene como empleador.

 

En función del objeto social, la información recolectada puede tener origen en el suministro vía encargo por grupos de interés (proveedores y clientes) con el fin de establecer las actividades necesarias para la ejecución de sus funciones. Las personas interesadas pueden consultar la información adicional directamente con los titulares o usuarios finales, en cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales.

​

 

2.2.2. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos recopilada por D4 LEGAL S.A.S. o entregada vía encargo por grupos de interés, se encuentra en los servidores propios internos y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

 

​

2.2.3. USO DE DATOS PERSONALES

 

El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:

 

• Cumplir con las obligaciones acordadas con los grupos de interés para garantizar el adecuado desarrollo de su objeto social, ya sea en virtud del encargo de la información suministrada o de los datos recopilados directamente en calidad de participnte en dicho proceso.

• Gestión de estadísticas internas, reportes e informes en cumplimiento de las metas y objetivos por D4 LEGAL S.A.S.

• Realización de procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo.

• Gestión de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores, Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de control.

• Control de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal.

• Gestión contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control, datos privados y sensibles, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa.

• Gestión de tareas básicas de administración y responder a solicitudes específicas de los usuarios finales y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de D4 LEGAL S.A.S. 

 

​

2.2.4. CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Por regla general, D4 LEGAL S.A.S. no comparte los datos personales que recopila con terceros. Sin embargo, para cumplir con sus obligaciones en la prestación de servicios jurídicos, la firma puede compartir dichos datos, bajo encargo, con proveedores externos o aliados estratégicos contratados para este propósito específico. Esta transferencia se realiza conforme al literal e) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, que permite la transmisión de datos personales cuando sea necesaria para la ejecución de un contrato con el titular o para la implementación de medidas precontractuales, siempre que se cuente con su autorización.

 

​

2.2.5. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

 

La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoría, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo con los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.

 

La supresión de la información personal recolectada en bases de datos se realizará una vez se ha cumplido la finalidad de su obtención, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con D4 LEGAL S.A.S. o con los clientes corporativos que actúan en calidad de responsables de la información; no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines de auditoría.

​

 

2.3. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En relación a las bases de datos personales tratadas en calidad de responsable, D4 LEGAL S.A.S. solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos y canales de comunicación garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

​

 

2.4. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

D4 LEGAL S.A.S. tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente D4 LEGAL S.A.S. ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

 

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

 

Políticas de Tratamiento de Datos Personales

 

• Acceso restringido por medio magnético y clave personalizada a archivos digitales.Restricción de información.

• Controles de seguridad de información y restricciones para la validación de datos de salida.

• Controles para la disposición final de la información.

• Restricción de usuarios para el acceso a la información personal.

• Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal.

• Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la información personal.

• Controles en el monitoreo de consultas de acceso a las bases de datos.

​

​

2.5. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DE DATOS PERSONALES

 

Las empresas y/o personas externas a D4 LEGAL S.A.S., que en virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de D4 LEGAL S.A.S., deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

​

• Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

 

​

2.6. OBLIGACIONES DE D4 LEGAL S.A.S. - EN CALIDAD DE ENCARGADO DE INFORMACIÓN

 

En lo relativo a la información suministrada a D4 LEGAL S.A.S. vía encargo por los grupos de interés en virtud de una relación comercial o de trabajo, los responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información para el tratamiento de los datos personales por parte de D4 LEGAL S.A.S., por lo que se presume que el responsable de la información cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que D4 LEGAL S.A.S. lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

​

 

2.7. MANEJO DE COOKIES

​

Los sitios web de D4 LEGAL S.A.S. utilizan Cookies para registrar los datos anteriormente mencionados. Usted puede eliminar, rechazar o evitar el uso de dichas cookies, borrando las existentes o configurando su navegador e inhabilitando los códigos JavaScript en la configuración de seguridad que tiene su navegador.

Cualquier persona en su condición de titular o legítimamente autorizado, en relación con el tratamiento de sus datos personales tiene derecho a:

​

1. Ejercer su derecho de habeas data consistente en conocer, actualizar, rectificar, oponerse y cancelar las informaciones recogidas de ellas, en aquellos casos en que proceda.

2. Evidenciar la existencia del consentimiento otorgado.

3. Ejercer las acciones que la ley reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data.

​

Para el ejercicio del habeas data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo contactando a D4 LEGAL S.A.S. a través del correo electrónico d4legal@outlook.com, dirigiéndose a la dirección web www.d4legal.com, o dirigiendo una comunicación a la Carrera 43ª No. 6 sur – 26 oficina 522, Centro Comercial RIOSUR Medellín, Antioquia, Colombia. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar y atender su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.

 

Una vez D4 LEGAL S.A.S. reciba la solicitud, dará respuesta en el término legal de quince (15) días hábiles, el cual podrá ser prorrogado por ocho (8) días adicionales, previa comunicación a quien ha ejercido este derecho.

El tratamiento de los datos personales que realiza D4 LEGAL S.A.S. conforme esta política, se hará con base a la norma, procedimientos e instructivos adoptados por la empresa para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal.

​

​

CAPITULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES Y/O GRUPOS DE INTERÉS

​

​

3.1. CONSULTAS Y RECLAMACIONES

 

Los titulares y/o grupos de interés de información podrán solicitar a D4 LEGAL S.A.S. el acceso a su información personal que reposa en las bases de datos y cuentan con los canales de consulta definidos en la presente política para efectos de elevar consultas y reclamos respecto a sus datos personales. Las solicitudes y reclamos para presentar deben contener los mínimos requisitos establecidos en la Ley 1755 de 2.015 respecto a identificación, y serán objeto de respuesta en los términos previstos en la regulación legal citada.

​

 

3.2. DERECHOS PROPIOS DE LOS TITULARES

 

En razón a la protección legal establecida, los titulares de la información podrán ejercer ante D4 LEGAL S.A.S. los derechos que se discriminan:

​

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.

• Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos.

• Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de D4 LEGAL S.A.S.

• Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.

• Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos. 

 

​

3.3. RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DEL TITULAR

 

La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no será procedente cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en las bases de datos de D4 LEGAL S.A.S.

 

​

3.4. CANALES DE ATENCIÓN PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DEL TITULAR

​

Para el ejercicio de los derechos por parte de los titulares de la información y en lo referente a consulta, actualización, rectificación y supresión, D4 LEGAL S.A.S. tiene habilitado a disposición de los titulares de información los siguientes canales de atención:

 

 

DIRECCIÓN FÍSICA

Carrera 43ª No. 6 sur – 26 oficina 522, Centro Comercial RIOSUR, Medellín, Antioquia

​

CORREO ELECTRÓNICO

d4legal@outlook.com

​

TELÉFONO

3136517276